Schvaľovanie a vyhlasovanie výberových konaní

Vaša úloha v procese

Ako rektor alebo dekan môžete:

• vyhlásiť výberové konanie, ktoré HR pripravil
• vrátiť na prepracovanie s odôvodnením
• schváliť alebo zamietnuť výberovú komisiu
• finálne schváliť zápisnicu po skončení konania
• priamo vytvoriť nové výberové konanie
• spustiť, ukončiť alebo zrušiť konanie
• zverejniť výsledky

TIP

Dekan vidí a spravuje iba výberové konania svojej fakulty (vrátane jej katedier a ústavov). Rektor má prístup ku všetkým konaniam.

Osobný pohovor

Pri osobnom pohovore určuje vyhlasovateľa personalistka pri jeho založení (rektor, dekan, kvestor…). Žiadosť o vyhlásenie dostane ten, koho zvolila – pravidlo „dekan len svoju fakultu“ sa tu neuplatní. Komisia pohovoru sa neschvaľuje, nevydávajú sa dekréty, nehlasuje sa a výsledok sa nezverejňuje: zápisnica sa po vyplnení len uzavrie a konanie sa ukončí tlačidlom Uzavrieť pohovor.

Vyhlásenie výberového konania

Keď HR pripraví výberové konanie a odošle ho na vyhlásenie, dostanete e-mailovú notifikáciu (a ak máte aplikáciu ePerson v Teams, aj kartu v Teams). Konanie je v stave Čaká na vyhlásenie.

1. Prejdite na dané výberové konanie
2. Skontrolujte údaje (pozícia, pracovisko, dátum); tlačidlom náhľadu si pozrite, ako konanie uvidia uchádzači
3. Prečítajte si upozornenia v časti Skontrolujte pred vyhlásením. Ak je dátum konania príliš blízko, vyplňte Dôvod skrátenia lehoty – zaznamená sa do systémového logu spolu s vaším menom
4. Kliknite na Vyhlásiť VK

Konanie sa vyhlási okamžite. Zverejnenie nie je potrebné nikde potvrdzovať – vyhlásené konanie si web UNIZA načíta zo systému automaticky a uchádzači môžu podávať prihlášky. Systém zároveň pošle oznámenie o vyhlásení na adresu určenú na zverejňovanie.

Vyhlásenie osobného pohovoru

Stránka má nadpis Vyhlásiť osobný pohovor a tlačidlo Vyhlásiť pohovor. V riadku Vyhlasuje je funkcia, ktorú zvolila personalistka (napr. dekan fakulty alebo kvestor). Lehota sa pri pohovore počíta k uzávierke prihlášok: oznámenie má byť zverejnené aspoň 5 dní pred ňou. Ak je uzávierka bližšie, zobrazí sa upozornenie Uzávierka prihlášok je príliš blízko – pohovor vyhlásite po vyplnení Dôvodu skrátenia lehoty.

Vrátenie na prepracovanie

Ak výberové konanie nie je v poriadku, môžete ho vrátiť HR na prepracovanie:

1. Na stránke vyhlásenia kliknite na Vrátiť na prepracovanie
2. Zadajte dôvod vrátenia (aspoň 10 znakov) a kliknite na Vrátiť
3. Konanie sa vráti do stavu Koncept. Ten, kto ho založil (personalistka alebo vedúci), dostane e-mail s vaším odôvodnením (a kartu v Teams, ak má aplikáciu ePerson) a môže konanie upraviť a odoslať znova

Lehoty vyhlásenia

Typ pozície	Vyhlásenie najneskôr pred dátumom VK
Vedúce a ostatné pozície (článok 4)	21 dní
Akademické pozície (článok 6, odsek 16)	5 dní
Osobný pohovor	5 dní od vyhlásenia do uzávierky prihlášok

Lehoty sa počítajú v kalendárnych dňoch.

WARNING

Ak je plánovaný dátum konania príliš blízko na to, aby bola lehota dodržaná, konanie môžete vyhlásiť len s uvedeným dôvodom skrátenia lehoty.

Schválenie výberovej komisie

Keď HR zostaví komisiu a odošle ju na schválenie, dostanete e-mail so žiadosťou o schválenie komisie (a ak máte aplikáciu ePerson v Teams, aj kartu v Teams). Členovia komisie sa s menovacím dekrétom oboznamujú až po vašom schválení.

Kto schvaľuje

Fakultné VK schvaľuje dekan, rektorátne rektor. Ak je dekan sám členom komisie, schvaľuje rektor; ak je členom komisie rektor, schvaľuje prvý prorektor.

Stránku schválenia otvoríte odkazom v e-maile. Ak nie ste prihlásený/á, systém vás najprv vyzve na prihlásenie a potom stránku schválenia otvorí. Rozhodnúť môže len ten, komu bola žiadosť odoslaná – ostatní stránku vidia len na čítanie.

Na stránke vidíte:

• Výberové konanie (pozícia, pracovisko, dátum)
• Zoznam všetkých členov komisie s rolami

Máte dve možnosti:

✓ Schváliť komisiu

Kliknite na Schvaľujem komisiu (v karte v Teams na Schváliť komisiu). Komisia sa uzamkne a HR ju už nemôže meniť. Systém zároveň automaticky vydá menovacie dekréty všetkým členom – HR ich potom rozosiela spolu s pozvánkami.

Ak člen komisie nemôže pokračovať (napr. pre chorobu), administrátor ho môže aj v schválenej komisii núdzovo nahradiť. Nové schválenie sa vtedy nevyžaduje.

✕ Zamietnuť komisiu

Kliknite na Zamietnuť komisiu, uveďte dôvod a potvrďte tlačidlom Zamietnuť komisiu. HR pracoviska dostane e-mail s vaším odôvodnením a môže komisiu upraviť a odoslať znova.

TIP

Ak ste e-mail so žiadosťou o schválenie nedostali alebo ste ho vymazali, požiadajte HR o opätovné odoslanie.

Finálne schválenie zápisnice

Po ukončení výberového konania HR vytvorí zápisnicu a členovia komisie ju schvália. Keď ju schvália všetci, dostanete e-mail so žiadosťou o finálne schválenie zápisnice (a kartu v Teams, ak máte aplikáciu ePerson).

Kto schvaľuje zápisnicu

Zápisnicu fakultného konania schvaľuje dekan, rektorátneho rektor. Nikto nesmie schvaľovať zápisnicu komisie, v ktorej sám sedí: ak je dekan členom komisie, schvaľuje rektor; ak je členom komisie rektor, schvaľuje prvý prorektor.

Stránka schválenia je dostupná cez odkaz v e-maile – nevyžaduje prihlásenie.

Na stránke vidíte:

• Výberové konanie (pozícia, pracovisko, dátum)
• Odporúčaného kandidáta
• Zápisnicu s hodnotením a výsledkami hlasovania
• Zoznam schválení členov komisie

Kliknite na „Schvaľujem zápisnicu" – zápisnica sa uzamkne a PDF bude obsahovať elektronickú doložku s vaším menom, funkciou a dátumom schválenia.

Zápisnicu môžete schváliť aj priamo v systéme po prihlásení: na detaile výberového konania kliknite v karte Zápisnica na Spravovať zápisnicu a potom na Schváliť zápisnicu. Tlačidlo sa zobrazí, len ak zápisnicu schválili všetci členovia komisie a vy nie ste jej členom.

TIP

Ak e-mail o zápisnici nedorazil alebo bol stratený, požiadajte HR o opätovné odoslanie cez tlačidlo „Znovu odoslať email rektorovi/dekanovi".

WARNING

Táto akcia je nevratná – po finálnom schválení nie je možné zápisnicu ďalej upravovať.

Ďalšie kroky v procese

Po vyhlásení konania prebieha väčšina procesu (prihlášky, komisia, hodnotenie) pod správou HR. Vy môžete kedykoľvek:

• Spustiť konanie – po uzatvorení prihlášok
• Spustiť hlasovanie – po zasadnutí komisie
• Ukončiť konanie – po hlasovaní a finalizácii výsledkov
• Zverejniť výsledky – po finálnom schválení zápisnice
• Zrušiť konanie – v prípade potreby (do spustenia hlasovania)

➡️ Priame akcie na detaile výberového konania