Zostavenie komisie

Pridanie členov komisie

V detaile výberového konania kliknite na Spravovať komisiu, potom na tlačidlo Pridať člena.

Interný člen

Zamestnanec UNIZA. Postup:

1. Vyberte typ Interný člen
2. Zvoľte rolu v komisii (zoznam sa prispôsobí podľa typu pozície VK)
3. Kliknite na pole s lupou a začnite písať meno alebo e-mail – systém vyhľadáva naprieč celým Active Directory UNIZA. Stačia 2 znaky.
4. Vyberte osobu zo zoznamu výsledkov a kliknite Uložiť

Ak osoba ešte nemá konto v systéme, automaticky sa jej vytvorí s rolou committee_member – nie je potrebné, aby sa vopred prihlasovala.

Nedostupnosť Active Directory

Ak je AD dočasne nedostupné, systém vyhľadáva len medzi existujúcimi lokálnymi používateľmi a zobrazí upozornenie. Výsledky môžu byť neúplné.

Externý člen

Osoba mimo systému (napr. z inej VŠ). Postup:

1. Vyberte typ Externý člen
2. Zvoľte rolu v komisii
3. Zadajte meno, priezvisko a e-mail a voliteľne inštitúciu
4. Kliknite Uložiť

Externý člen nedostane prístup do systému – všetky akcie (oboznámenie, hodnotenie, hlasovanie) vykonáva cez odkaz v e-maile bez nutnosti prihlásenia.

Role členov komisie

Role sa líšia podľa typu pozície:

Vedúce pozície (Článok 5):

• Predseda komisie
• Člen komisie
• Zástupca odborov (povinný)

Akademické pozície (Článok 6 odsek 14):

• Garant študijného programu alebo člen katedry
• Dekan / vedúci katedry alebo pracoviska
• Člen mimo pracoviska alebo zo spolupracujúcej VŠ (povinný)
• Zástupca odborov

Profesor / Docent (Článok 7 odsek 8):

• Komisia musí mať presne 5 členov
• Min. 2 v hodnosti profesor alebo docent
• Zástupca odborov (povinný)
• Min. 1 mimo UNIZA

WARNING

Systém overuje zloženie komisie podľa právnych požiadaviek a upozorní vás, ak komisia nespĺňa podmienky.

Fáza 1 – Odoslanie na schválenie

Keď je komisia štruktúrne platná (správny počet členov a roly podľa typu pozície), zobrazí sa tlačidlo „Odoslať na schválenie". Komisia sa odošle:

• Fakultné VK → dekanovi príslušnej fakulty
• Rektorátne VK → rektorovi
• Ak je dekan danej fakulty sám členom komisie → rektorovi (dekan nemôže schvaľovať komisiu, ktorej sa zúčastnil)

Rektor / dekan dostane e-mail s odkazom na stránku schválenia (bez nutnosti prihlásenia). Na stránke vidí zoznam členov a môže:

• ✓ Schváliť komisiu – komisia sa uzamkne, ďalšie zmeny nie sú možné
• ✕ Zamietnuť komisiu – uviesť dôvod; HR dostane e-mailové upozornenie, upraví zloženie a odošle znova

Uzamknutie komisie

Po schválení je komisia uzamknutá. Nie je možné pridávať ani odoberať členov. Výmena člena (napr. pri ospravedlnení) si vyžaduje samostatný postup – pozri Výmena člena komisie.

Fáza 2 – Odoslanie pozvánok s dekrétmi

Po schválení komisie sa zobrazí tlačidlo „Odoslať pozvánky s dekrétmi". Jedným kliknutím dostane každý člen komisie e-mail s:

• Menovacím dekrétom PDF v prílohe
• Odkazom na potvrdenie oboznámenia s dekrétom
• iCal súborom s termínom výberového konania (ak je dátum nastavený)

Po odoslaní sa zaznamená čas odoslania. Pozvánky s dekrétmi môžete v prípade potreby odoslať znovu – systém si pamätá dátum posledného odoslania.

Dekrét môžete stiahnuť aj individuálne tlačidlom „Dekrét PDF" pri každom členovi. Podpisovateľ dekrétu sa určuje automaticky:

• Ak je rektor členom komisie → Prvý prorektor
• Ak je dekan členom komisie → Rektor
• Inak → Dekan (fakultné VK) alebo Rektor (rektorátne VK)

Fáza 3 – Potvrdenie oboznámenia

Každý člen klikne na odkaz v e-maile a potvrdí, že sa oboznámil s dekrétom. V systéme sa zobrazí stav ✓ Oboznámený/á s dátumom potvrdenia.

Platnosť odkazu

Odkaz je platný do 7 dní od dátumu výberového konania. Po uplynutí platnosti môžete výzvu znova odoslať individuálne pri konkrétnom členovi.

Opätovné odoslanie výzvy

Ak člen nedostal e-mail alebo mu odkaz vypršal, môžete výzvu odoslať znova:

• Interný člen – tlačidlo „Znova odoslať" pri členovi; odkaz sa obnoví a stav sa resetuje na čakajúci
• Externý člen – tlačidlo „Odoslať prístup" pri členovi; externý člen dostane nový prístupový odkaz

Pozvánky uchádzačom

Po uzatvorení prihlášok a schválení komisie môžete odoslať pozvánky. Odoslanie pozvánok prebieha v dvoch krokoch v sekcii Uchádzači na detaile VK:

1. Zmena stavu – kliknite na „Pozvať všetkých úplných", čím sa stav zmení z Úplná na Pozvaný/á
2. Odoslanie e-mailov – zobrazí sa modrý banner; kliknite na „Odoslať pozvánky", aby každý pozvaný uchádzač dostal e-mail s pozvánkou a odkazom na potvrdenie/odmietnutie účasti

Lehota

Pozvánky musia byť odoslané najneskôr 7 dní pred dátumom výberového konania. Systém vás upozorní, ak je termín príliš blízko.