Zostavenie komisie

Pridanie členov komisie

📸 Screenshot – screenshots/hr-komisia-sprava.png

Stránka správy komisie – zoznam členov s rolami, stavmi oboznámenia (⏳/✓) a tlačidlami „Odoslať výzvu". Prípadne formulár pridania nového člena.

Na detaile výberového konania kliknite na Spravovať komisiu a pridajte členov:

• Interný člen – zamestnanec univerzity (vyberá sa zo zoznamu používateľov)
• Externý člen – osoba mimo systému (zadáte meno a e-mail)

Vyhľadávanie interného člena

Začnite písať meno alebo e-mail hľadanej osoby. Systém vyhľadáva naprieč celým Active Directory UNIZA (nie len medzi existujúcimi lokálnymi používateľmi). Stačia 2 znaky na začatie vyhľadávania.

Ak je osoba nájdená v AD a ešte nemá konto v systéme, automaticky sa jej vytvorí s rolou committee_member. Takto môžete pridať do komisie kohokoľvek z UNIZA bez toho, aby sa musel najprv prihlásiť do systému.

Nedostupnosť Active Directory

Ak je AD dočasne nedostupné, systém automaticky zálohovane vyhľadáva len medzi existujúcimi lokálnymi používateľmi a zobrazí o tom upozornenie. Výsledky môžu byť neúplné.

Role členov komisie

Role sa líšia podľa typu pozície:

Vedúce pozície (§5):

• Predseda komisie
• Člen komisie
• Zástupca odborov (povinný)

Akademické pozície (§6.14):

• Garant študijného programu alebo člen katedry
• Dekan / vedúci katedry alebo pracoviska
• Člen mimo pracoviska alebo zo spolupracujúcej VŠ (povinný)
• Zástupca odborov

Profesor / Docent (§7.8):

• Komisia musí mať presne 5 členov
• Min. 2 v hodnosti profesor alebo docent
• Zástupca odborov (povinný)
• Min. 1 mimo UNIZA

WARNING

Systém overuje zloženie komisie podľa právnych požiadaviek a upozorní vás, ak komisia nespĺňa podmienky.

Fáza 1 – Oboznámenie členov s dokumentom

Po zostavení komisie je potrebné, aby sa každý člen oboznámil s prehlasovacím dokumentom (napr. prehlásenie o nestrannosti). Tento dokument je globálny – administrátor ho nahrá raz v nastaveniach systému a automaticky sa prikladá ku každému pozývaciemu e-mailu.

Interní členovia

1. Kliknite na „Odoslať výzvu" pri danom členovi
2. Člen dostane e-mail s prílohou (prehlasovací dokument) a odkazom na potvrdenie
3. Člen klikne na odkaz a potvrdí: „Oboznámil/a som sa s dokumentom"
4. Stav sa zmení na ✓ Oboznámený/á

Výzvu môžete znova odoslať tlačidlom „Znova odoslať" – stav sa resetuje na čakajúci.

Platnosť odkazu

Odkaz na potvrdenie je platný do 7 dní od dátumu výberového konania.

Externí členovia

Externý člen nemá konto v systéme. Postup je rovnaký ako pre interných:

1. Kliknite na „Odoslať výzvu" pri externom členovi
2. Člen dostane e-mail s prílohou a odkazom na potvrdenie oboznámenia
3. Po potvrdení bude mať prístup aj k hodnoteniu uchádzačov a hlasovaniu

Platnosť odkazu

Odkaz je platný do 7 dní od dátumu výberového konania.

Fáza 2 – Schválenie komisie

Keď všetci členovia komisie potvrdia oboznámenie, zobrazí sa tlačidlo „Odoslať na schválenie". Týmto sa komisia odošle:

• Fakultné VK → dekanovi príslušnej fakulty
• Rektorátne VK → rektorovi
• Ak je dekan danej fakulty sám členom komisie → rektorovi (dekan nemôže schvaľovať komisiu, na zostavení ktorej sa zúčastnil)

Rektor / dekan dostane e-mail s odkazom na stránku schválenia (bez nutnosti prihlásenia). Na stránke vidí zoznam členov a môže:

• ✓ Schváliť komisiu – komisia sa uzamkne, žiadne ďalšie zmeny nie sú možné
• ✕ Zamietnuť komisiu – uviesť dôvod; HR dostane e-mailové upozornenie a môže komisiu upraviť a odoslať znova

Uzamknutie komisie

Po schválení je komisia uzamknutá. Nie je možné pridávať ani odoberať členov.

Fáza 3 – Vydanie menovacích dekrétov

Po schválení komisie sa zobrazí tlačidlo „Odoslať menovacie dekréty". Po kliknutí dostane každý člen komisie e-mail s dekrétom PDF v prílohe. E-mail obsahuje dve časti:

• Hlasovanie o uchádzačoch – informácia, že prebehne online cez systém e-Person UNIZA
• Prihlášky uchádzačov – odkaz na zobrazenie detail výberového konania (interní členovia sa prihlásia, externí majú priamy odkaz bez prihlásenia)

Po odoslaní sa zobrazí čas posledného odoslania. Dekréty môžete v prípade potreby odoslať znovu – systém si pamätá dátum posledného odoslania.

Dekrét môžete stiahnuť aj individuálne tlačidlom „Dekrét PDF" pri každom členovi. Podpisovateľ dekrétu sa určuje automaticky:

• Ak je rektor členom komisie → Prvý prorektor
• Ak je dekan členom komisie → Rektor
• Inak → Dekan (fakultné VK) alebo Rektor (rektorátne VK)

Záhlavie dekrétu obsahuje logo a kontaktné údaje príslušnej fakulty, resp. UNIZA pre rektorátne súčasti.

Pozvánky uchádzačom

Po zostavení komisie a uzatvorení prihlášok pošlite pozvánky uchádzačom tlačidlom „Odoslať pozvánky".

Lehota

Pozvánky musia byť odoslané najneskôr 7 dní pred dátumom výberového konania. Systém vás upozorní, ak je termín príliš blízko.