Správa prihlášok

Prehľad prihlášok

V detaile výberového konania nájdete sekciu Uchádzači so zoznamom všetkých podaných prihlášok. Môžete ich filtrovať podľa stavu alebo vyhľadávať podľa mena, priezviska a e-mailu. Každú prihlášku môžete otvoriť a skontrolovať dokumenty daného uchádzača.

V riadku každého prihláseného uchádzača na výberové konanie sa zobrazujú doplňujúce informácie o odoslaných notifikáciách:

• Termín pohovoru – pri osobnom pohovore individuálny deň a hodina uchádzača z rozvrhu; zoznam je podľa neho zoradený (viac o rozvrhu)
• Pozvánka odoslaná – dátum odoslania pozvánky na výberové konanie
• ✓ Potvrdil/a účasť – uchádzač potvrdil účasť cez odkaz v pozvánke
• ✗ Odmietol/a účasť – uchádzač odmietol účasť cez odkaz v pozvánke
• Zamietnutie oznámené – dátum odoslania notifikácie neúspešnému uchádzačovi alebo uchádzačovi, ktorý nespĺňa podmienky (na stránke Prihlášky sa pri stave Nespĺňa podmienky zobrazí ako Notifikácia odoslaná)

Uzatvorenie príjmu prihlášok

Keď uplynie lehota na podávanie prihlášok, kliknite na Uzatvoriť prihlášky. Uchádzači už nemôžu podávať nové prihlášky. Ručné uzatvorenie sa podarí, len ak žiadna prihláška nie je v stave Podaná – tie treba najprv posúdiť.

Uzatvorenie príjmu prihlášok

Príjem prihlášok na konkrétne VK môžete uzatvoriť manuálne kliknutím na tlačidlo. Ak to neurobíte, systém príjem uzatvorí automaticky v noci po dni uzávierky (o 01:00) – deň uzávierky sa ešte započítava. Automatické uzatvorenie nečaká na posúdenie prihlášok: podané prihlášky posúdite vo fáze Prihlášky uzatvorené a HR pracoviska o uzatvorení dostane e-mail.

Stavy prihlášky a povolené prechody

Stav Hodnotená nenastavujete vy – nastaví ho systém pri finalizácii výsledkov hlasovania (pri osobnom pohovore pri jeho ukončení). Prihláška v stave Neúplná sa po doplnení uchádzačom vráti do stavu Podaná a čaká na novú kontrolu.

Kde meniť stav prihlášky

Stav prihlášky možno zmeniť v zozname uchádzačov na detaile VK, na stránke Prihlášky aj na detaile prihlášky (sekcia Zmeniť status). Všade sa ponúkajú rovnaké prechody – len tie, ktoré dávajú zmysel v aktuálnej fáze konania:

Fáza konania	Ponúkané zmeny
Vyhlásené, Prihlášky uzatvorené	Podaná → Úplná / Neúplná / Nespĺňa podmienky; Neúplná → Úplná / Nespĺňa podmienky / Stiahnutá; Úplná → Pozvaný/á / Neúspešný / Nespĺňa podmienky / Stiahnutá
Prebieha	Úplná → Pozvaný/á / Neúspešný / Stiahnutá; Pozvaný/á → Neprišiel/a (ospravedlnený/á alebo bez ospravedlnenia) / Neúspešný / Stiahnutá; Neprišiel/a (ospravedlnený/á) → Pozvaný/á / Stiahnutá
Ukončené	Hodnotená → Úspešný / Neúspešný; Pozvaný/á → Neprišiel/a / Neúspešný / Stiahnutá; Neprišiel/a (ospravedlnený/á) → Stiahnutá

TIP

Bežné operácie (kontrola dokumentov, úplná/neúplná) robte priamo v zozname na detaile VK. Na detail prihlášky prejdite, keď chcete k zmene pridať poznámku.

Zmena stavu prihlášky

Stav prihlášky môžete zmeniť ako bolo popísané vyššie:

1. V zozname uchádzačov na detaile VK

2. V detaile konkrétnej prihlášky

Po kontrole prihlášky nastavte jej stav:

Akcia	Kedy použiť	Automaticý e-mail
Úplná	Všetky dokumenty sú v poriadku	Neodosiela sa
Neúplná	Chýbajú dokumenty alebo údaje – uchádzač dostane e-mail. Ak pri nastavení stavu na Neúplná zaškrtnete chýbajúce položky a zadáte poznámku ako na obrázku vyššie, uchádzač pri doplnení prihlášky uvidí hneď len zaškrtnuté položky (ostatné dokumenty má zbalené). Zaškrtnutý dokument musí nahrať znova, inak doplnenie neodošle; pri ostatných dokumentoch stačí jeden nový súbor. Pri pozíciách vysokoškolských učiteľov môžete zaškrtnúť aj Akademický profil (Príloha č. 1) – uchádzač ho potom vo formulári doplnenia opraví sám. Ak nezaškrtnete nič, uchádzač uvidí všetky polia.	Odosiela sa
Pozvaný	Uchádzač spĺňa podmienky – zmeníte stav na Pozvaný/á.	Tlačidlo Odoslať pozvánky
Neprišiel/a (ospravedlnený/á)	Uchádzač sa nedostavil, ale ospravedlnil sa. Tlačidlom Obnoviť pozvánku ho vrátite medzi pozvaných. Pri osobnom pohovore mu zadáte nový termín; pri VK ostáva termín konania rovnaký pre všetkých	Neodosiela sa; e-mail s pozvánkou odíde až pri obnovení pozvánky
Neprišiel/a (bez ospravedlnenia)	Uchádzač sa nedostavil bez ospravedlnenia; prihláška je vyradená	Odosiela sa automaticky – aj pri zázname neúčasti pred spustením hlasovania
Nespĺňa podmienky	Prihláška nesplnila formálne podmienky vyhláseného VK (napr. chýbajúci titul, nesprávna odbornosť). Stav je dostupný vo fáze Vyhlásené a Prihlášky uzatvorené, pred pozvaním uchádzača.	Tlačidlo Odoslať notifikácie
Neúspešný	Uchádzač neuspel – po hodnotení komisie alebo skôr. E-mail sa neodošle automaticky – notifikáciu odošlete ručne.	Tlačidlo Odoslať notifikácie
Úspešný	Po hodnotení komisie – uchádzač bol vybraný	Neodosiela sa. E-mail odíde pri zverejnení výsledkov; oznámenie na stiahnutie vznikne po finálnom schválení zápisnice

Osobný pohovor – termíny jednotlivcov

Pri osobnom pohovore má každý uchádzač vlastný termín. Na riadku uchádzača je tlačidlo Presunúť termín, ktorým ho zmeníte aj po odoslaní pozvánky; oranžový štítok Žiada iný termín znamená, že o zmenu požiadal sám uchádzač.

➡️ Presun termínu

Spustenie konania

Konanie nemožno spustiť, kým existujú prihlášky v stave Podaná alebo Neúplná. Pred spustením konania musíte skontrolovať všetky prihlášky a nastaviť im stav.

Blokovanie po zverejnení výsledkov

Stav prihlášky nie je možné meniť po tom, čo konanie dosiahne stav Výsledky zverejnené alebo Archivované.

V stave Ukončené sa stavy meniť ešte dajú — práve tam sa hodnoteným uchádzačom nastavuje Úspešný a Neúspešný. Vo fáze Prihlášky uzatvorené mení stavy HR aj administrátor – po automatickom uzatvorení sa tu posudzujú podané prihlášky. Počas hlasovania (fáza Hodnotenie) sa stavy nemenia.

Prihláška, ktorá nespĺňa podmienky

Stav Nespĺňa podmienky nastavte, keď prihláška nesplnila formálne podmienky vyhláseného konania (napr. chýbajúci titul, nesprávna odbornosť). Uchádzač tým z konania vypadáva ešte pred pozvaním.

• Stav nastavíte vo fáze Vyhlásené alebo Prihlášky uzatvorené, a to z prihlášky v stave Podaná, Neúplná alebo Úplná.
• Uchádzača s týmto stavom nemožno pozvať a nie je na hlasovacom lístku.
• Členovia komisie takúto prihlášku v podkladoch k uchádzačom vidia (na konci zoznamu, so stavom), rovnako ako prihlášky v stave Podaná a Neúplná – o splnení podmienok môže rozhodovať komisia a vy jej rozhodnutie zapíšete. Pri anonymizácii sa skryje aj ich meno.
• K prihláške už nemožno pridať ani z nej odstrániť dokument.
• Uchádzač na stránke stavu svojej prihlášky uvidí „Prihláška nespĺňa podmienky“. E-mail mu odíde až po kliknutí na Odoslať notifikácie – pozri Manuálne odoslanie notifikácií.

Stav sa nedá vrátiť

Nespĺňa podmienky je konečný stav – prihlášku z neho nemožno vrátiť do žiadneho iného stavu, ani pri omyle. Pred nastavením si preto overte, že prihláška podmienky naozaj nespĺňa. Ak je prihláška len neúplná a uchádzač môže chýbajúce údaje doplniť, nastavte stav Neúplná.

Rozdiel oproti stavu Neúspešný

Nespĺňa podmienky znamená, že uchádzač neprešiel formálnou kontrolou prihlášky a do konania sa nedostal. Neúspešný znamená, že uchádzač podmienky splnil, ale v konaní nebol vybraný.

Vloženie prihlášky za uchádzača (výnimočný prípad)

Systém je navrhnutý na elektronické prihlasovanie cez verejný formulár. Ak uchádzač výnimočne doručí prihlášku fyzicky alebo e-mailom, postupujte takto:

1. Odošlite uchádzačovi verejný odkaz na VK (Detail VK → sekcia Odkaz pre uchádzačov) a požiadajte ho, aby si prihlášku vyplnil elektronicky sám.
2. Ak to nie je možné, kliknite na tlačidlo Vložiť prihlášku v sekcii Uchádzači a vyplňte formulár za uchádzača.

Dostupnosť tlačidla Vložiť prihlášku

Tlačidlo Vložiť prihlášku sa zobrazuje na detaile VK aj na stránke Prihlášky len vo fáze Vyhlásené. Ak uzávierka prihlášok už uplynula (deň uzávierky sa ešte započítava), formulár na to upozorní – posúdenie, či prihlášku prijať, je na vás.

Dokumenty a akademický profil

Formulár ponúka tie isté dokumenty, ktoré pozícia vyžaduje vo verejnom formulári – pri docentoch a profesoroch aj minimálne kritériá UNIZA a fakulty spolu s dokumentmi fakulty. Pri ručnom vložení sú dokumenty nepovinné: ak niektorý povinný chýba, formulár vás upozorní a prihlášku môžete uložiť aj tak. Potom ju označte ako Neúplnú a zaškrtnite chýbajúce dokumenty – uchádzač ich doplní cez formulár na doplnenie.

Pri pozíciách vysokoškolských učiteľov sa akademický profil vytvorí vždy, aj keď ho nevyplníte – neskôr ho upravíte na detaile prihlášky. Chýbajúci dokument môžete doplniť aj sami cez Pridať dokument na detaile prihlášky; navrchu ponuky sú dokumenty, ktoré pozícia vyžaduje, pod nimi koncepcia rozvoja, zoznam publikácií a ostatné. Minimálne kritériá sa dajú pridať len pri docentoch a profesoroch a len vo formáte PDF, DOC alebo DOCX. Ak prihláška akademický profil nemá (napríklad staršia ručne vložená prihláška), na detaile sa zobrazí prázdny a kliknutím na Upraviť ho vyplníte.

Informácia o spracúvaní osobných údajov

Pred uložením prihlášky treba potvrdiť, že uchádzač bol informovaný o spracúvaní osobných údajov. Bez potvrdenia sa prihláška neuloží.

Manuálne vložená prihláška

Prihláška vložená cez tlačidlo Vložiť prihlášku sa v systéme ďalej spracúva rovnako ako elektronicky podaná prihláška. Uchádzač však pri vložení nedostane potvrdzujúci e-mail – ak chcete, aby mal odkaz na sledovanie stavu, pošlite mu ho sami. Jeho e-mailovú adresu potrebujete aj tak – chodia na ňu pozvánka a ďalšie oznámenia.

Manuálne odoslanie notifikácií

Niektoré stavy neodosielajú e-mail automaticky – slúži to na to, aby personálne oddelenie mohlo uchádzačov informovať v správny moment (napríklad až po ukončení všetkých hodnotení alebo po kompletnom posúdení prihlášok).

Nespĺňa podmienky

Keď uchádzač nespĺňa formálne podmienky vyhláseného VK a vy nastavíte stav Nespĺňa podmienky, na detaile VK sa zobrazí oranžový banner s počtom nenotifikovaných uchádzačov. Kliknite na „Odoslať notifikácie" – každý uchádzač dostane e-mail s informáciou o nesplnení podmienok.

Neúspešní uchádzači

Rovnaký princíp platí pre stav Neúspešný – červený banner s tlačidlom Odoslať notifikácie sa zobrazí vtedy, keď existujú neúspešní uchádzači bez odoslanej notifikácie, a to v ktorejkoľvek fáze až do archivácie (aj po zverejnení výsledkov). Pri osobnom pohovore je banner sivý – vyrozumenie tam nie je povinné.

TIP

Notifikácie odošlite po ukončení všetkých hodnotení, nie ihneď po zmene stavu každého uchádzača – uchádzači tak dostanú správu v jednom momente.

Poznámka ide uchádzačovi

Ak pri zmene stavu na Nespĺňa podmienky alebo Neúspešný na detaile prihlášky vyplníte Poznámku, uchádzač ju dostane v e-maile ako Dôvod a vidí ju aj v priebehu na stránke stavu svojej prihlášky. Nepíšte do nej interné informácie – na tie slúžia Interné poznámky na detaile prihlášky. Ak poznámku nevyplníte, e-mail dôvod neobsahuje.

Dokumenty uchádzača

Na detaile prihlášky môžete pracovať s dokumentmi, ktoré uchádzač priložil k prihláške (CV, diplom, čestné vyhlásenie a pod.):

• Stiahnuť dokumenty (.zip) – stiahne všetky priložené dokumenty uchádzača v jednom archíve
• Pridať dokument k prihláške
• Odstrániť dokument

Ďalšie možnosti na detaile prihlášky

• Upraviť údaje uchádzača – oprava mena, kontaktu a ďalších osobných údajov
• Akademický profil – pri pozíciách vysokoškolských učiteľov údaje, ktoré uchádzač vyplnil v prihláške (Príloha č. 1); tlačidlom Upraviť ich môžete opraviť
• Pozvánka – stav pozvánky; kým uchádzač neodpovedal, môžete ju poslať znova tlačidlom Znova odoslať pozvánku
• Interné poznámky – poznámky pre personálne oddelenie, uchádzač ich nevidí

Interné dokumenty k VK

Ak hľadáte správu interných dokumentov výberového konania (vyhlásenie VK, Prezenčnú listinu...), pozrite si Správu dokumentov VK.

Stiahnutie oznámenia o prijatí

Pre prihlášky v stave Úspešný môžete stiahnuť formálne PDF oznámenie (podľa článku 9, odseku 8) tlačidlom Stiahnuť oznámenie (PDF) na detaile prihlášky. Oznámenie je dostupné až po finálnom schválení zápisnice rektorom/dekanom.

Lehota oznámenia

Oznámenie o výsledku musí byť uchádzačovi zaslané do 10 kalendárnych dní od dátumu výberového konania (článok 9, odsek 8).