Osobné pohovory

Osobný pohovor slúži na obsadenie pracovného miesta tam, kde zákon ani smernica výberové konanie nevyžadujú. Ide o ten istý proces ako výberové konanie, len bez schvaľovacích kolobehov – komisiu nikto neschvaľuje, nevydávajú sa menovacie dekréty a výsledok sa nezverejňuje.

Typický príklad: na inzerát na miesto vrátnika príde 50 životopisov, personalistka pozve piatich uchádzačov a s každým sa rozpráva zvlášť.

Kedy sa pohovor použije

Pozícia	Čím sa obsadzuje
Nepedagogické pozície	Vždy pohovorom
Akademické pozície	Pohovorom len pri pracovnom pomere na dobu určitú do jedného roka a zároveň na skrátený úväzok; inak výberovým konaním
Vedúce funkcie	Výberovým konaním

Ktoré typy pozícií pohovor pripúšťajú, nastavuje administrátor v Administrácia → Typy pozícií. Ak typ pozície pohovor nepripúšťa, systém ho pri zakladaní pohovoru neponúkne.

V čom sa pohovor líši od výberového konania

	Výberové konanie	Osobný pohovor
Komisia	Zostavená podľa smernice, schvaľuje rektor / dekan	Navrhuje zadávateľ, nikto ju neschvaľuje
Menovacie dekréty	Vydávajú sa	Nevydávajú sa
Dokument pri vyhlásení	Vyhlásenie výberového konania	Oznámenie o voľnom pracovnom mieste
Lehota od vyhlásenia	21 dní (vedúce a ostatné) / 5 dní (akademické) do dátumu konania	5 dní do uzávierky prihlášok
Lehota pozvánky	Najneskôr 7 dní pred konaním	Neplatí – termíny sa rozvrhujú individuálne
Termín	Jeden pre všetkých, zverejňuje sa	Každý uchádzač má vlastný, nezverejňuje sa
Zmena termínu	Jedna zmena pre celé konanie	Presun jednotlivcovi alebo celému dňu
Kto určí termín	Personalistka	Personalistka rozvrhom, alebo si ho vyberie uchádzač z ponúknutých
Hodnotenie	Hodnotenie a tajné hlasovanie komisie	Bez hlasovania – poradie zapíše komisia priamo do zápisnice
Výsledok	Pri akademických pozíciách sa zverejní na 180 dní	Nezverejňuje sa, uchádzači sa ho dozvedia priamo

Postup krok za krokom

1. Založenie pohovoru

Prejdite na Osobné pohovory → Nový osobný pohovor. Formulár je rovnaký ako pri výberovom konaní, len ponúka menej polí – ponuka typov pozícií je obmedzená na tie, ktoré pohovor pripúšťajú.

Navyše vyberáte vyhlasovateľa: rektora, dekana alebo kvestora. Systém si uloží funkciu, nie konkrétnu osobu – po zmene vo funkcii sa pohovor priradí novému nositeľovi.

Lehota 5 dní

Medzi vyhlásením a uzávierkou prihlášok musí uplynúť aspoň 5 dní. Ak sa vyhlásenie oneskorí, vyhlasovateľ môže pohovor vyhlásiť aj s kratšou lehotou – musí však uviesť dôvod skrátenia lehoty, ktorý sa zapíše do systémového logu. Termín samotného pohovoru sa lehotou neriadi – rozvrhnete ho až pri odosielaní pozvánok.

2. Vyhlásenie

Kliknite na „Odoslať na vyhlásenie". Vyhlasovateľ dostane e-mail a po jeho potvrdení vznikne Oznámenie o voľnom pracovnom mieste – samostatný dokument, ktorý sa zverejní rovnako ako vyhlásenie výberového konania.

3. Prihlášky a komisia

Prihlášky spravujete rovnako ako pri výberovom konaní.

➡️ Správa prihlášok

Komisiu zostavíte v sekcii Komisia, ale neodosielate ju na schválenie – po pridaní členov im rovno odošlete výzvy. Menovacie dekréty nevznikajú.

➡️ Zostavenie komisie

4. Uzatvorenie prihlášok a pozvanie uchádzačov

Po uzatvorení prihlášok označte vhodných uchádzačov stavom Pozvaný/á a odošlite im pozvánky. Práve tu rozvrhnete každému vlastný termín – postup nižšie.

5. Ukončenie a zápisnica

Pri pohovore sa nehlasuje. Po pohovoroch postupujte takto:

1. Na detaile pohovoru kliknite na Ukončiť pohovor. Otvorí sa súpis účasti – označte, kto na pohovor neprišiel, a kliknite na Ukončiť pohovor. Prítomní uchádzači prejdú do stavu Hodnotená a pohovor do stavu Ukončené.
2. Uchádzačom v stave Hodnotená nastavte výsledok Úspešný alebo Neúspešný.
3. Vytvorte zápisnicu, zapíšte do nej poradie a odporúčaného uchádzača (bez neho sa zápisnica uzavrieť nedá) a kliknite na Uzavrieť zápisnicu. Zápisnicu neschvaľujú členovia komisie ani rektor či dekan.
4. Na detaile pohovoru kliknite na Uzavrieť pohovor. Tlačidlo je aktívne, keď je zápisnica uzavretá a každý zúčastnený uchádzač má výsledok.

Súpis účasti pri pohovore

Okno predznačí ako neprítomných všetkých, ktorí účasť na pozvánke nepotvrdili. Skontrolujte to – neprítomný bez zaškrtnutia Ospravedlnil/a sa dostane stav Neprišiel/a (bez ospravedlnenia) a e-mail o neospravedlnenej neúčasti.

➡️ Zápisnica

Výsledok sa nezverejňuje a uzavretie pohovoru uchádzačom e-mail nepošle. Vyrozumenie neúspešných uchádzačov (tlačidlo Odoslať notifikácie) je možnosť, nie povinnosť.

---

Rozvrh termínov pohovorov

Pri výberovom konaní komisia zasadá naraz, takže všetci pozvaní dostanú ten istý dátum a hodinu. Päť pohovorov sa však v jeden čas stihnúť nedá – preto pri pohovore rozvrhnete každému uchádzačovi vlastný deň a hodinu.

Rozvrh vypĺňate v okne, ktoré sa otvorí tlačidlom „Odoslať pozvánky".

Ako rozvrh vyplniť

Tabuľka obsahuje riadok pre každého uchádzača, ktorý čaká na pozvánku. Termíny sú predvyplnené dátumom konania z pohovoru – prepíšete ich buď ručne, alebo hromadne:

Tlačidlo	Čo urobí
Rovnaký termín všetkým	Nastaví zaškrtnutým riadkom dátum a čas z polí nad tabuľkou
Rozložiť po intervale	Prvý zaškrtnutý riadok dostane zadaný čas, každý ďalší o krok neskôr – pri 9:00 a kroku 30 minút vznikne 9:00, 9:30, 10:00…
Invertovať výber	Prehodí zaškrtnutie všetkých riadkov

Dátum je povinný, čas nepovinný. Ak hodinu nezadáte, uchádzač dostane v pozvánke len deň.

Rozvrh na dva dni

Desať pohovorov na pondelok a štvrtok vyplníte dvoma kliknutiami: odškrtnite riadky, ktoré patria na štvrtok, rozložte pondelok, potom kliknite na Invertovať výber a rozložte štvrtok.

Upozornenie na prekrývajúce sa termíny

Ak dva pohovory v ten istý deň delí menej než 30 minút, systém to vypíše nad tabuľkou. Ide o upozornenie, nie prekážku – odoslaniu nebráni, len sa uistite, že je to zámer.

Rovnako sa ohlási deň, na ktorý je rozvrhnutých viac pohovorov bez uvedenej hodiny.

Druhá vlna pozvánok

Ak pozývate ďalších uchádzačov neskôr, v tabuľke uvidíte aj už pozvaných ako sivé riadky, ktoré sa nedajú upravovať. Sú tam preto, aby ste videli, či sa nový termín nebije s tým, čo je už rozvrhnuté.

Čo dostane uchádzač

E-mailová pozvánka nesie jeho vlastný termín a prílohu .ics, ktorou si ho vloží do kalendára. Ten istý termín vidí aj na stránke, ktorú otvorí odkazom z pozvánky, a na stránke svojej prihlášky.

Lehota na potvrdenie účasti je pri pohovore dva dni pred jeho termínom (pri výberovom konaní tri dni pred konaním). Ak je pohovor už dnes, zajtra alebo pozajtra, uchádzač môže odpovedať do konca dňa pohovoru.

Sedemdňová lehota pri pohovore neplatí

Pozvánku na výberové konanie treba doručiť najneskôr 7 dní pred konaním (Článok 9, odsek 5). Pri pohovore toto pravidlo neplatí – pohovor môžete rozvrhnúť aj na zajtra.

Kde termíny uvidíte

• Zoznam uchádzačov na detaile pohovoru aj na stránke Uchádzači – uchádzači sú zoradení podľa termínu, takže zoznam čítate v poradí, v akom budú prichádzať
• Kalendár – pohovor sa zobrazí v každý deň, na ktorý je niekto rozvrhnutý. Rozvrh na pondelok a štvrtok sa teda ukáže v oboch dňoch, nie v celom týždni medzi nimi
• Stránka uchádzačov pre komisiu – členovia komisie vidia rozvrh spolu s dokumentmi

Pozvánky členom komisie

Členovia komisie prílohu .ics pri pohovore nedostanú – rozvrh majú v systéme a jeden termín v kalendári by ich pomýlil.

Pripomienka deň pred pohovorom

Uchádzačovi, ktorý účasť potvrdil, príde ráno deň pred jeho pohovorom pripomienka s termínom a miestom. Kto ešte neodpovedal, pripomienku nedostane – má odpovedať na pozvánku samotnú.

Zmena termínu po odoslaní pozvánok

Kým nie je odoslaná ani jedna pozvánka, dátum konania pohovoru zmeníte tlačidlom „Zmeniť" ako pri výberovom konaní.

Po odoslaní prvej pozvánky tlačidlo zmizne a namiesto neho stojí „Termíny sú rozvrhnuté v pozvánkach". Dátum konania je vtedy odvodený od najskoršieho rozvrhnutého pohovoru a ručná zmena by si s ním odporovala. Jednotlivé termíny sa odvtedy menia presunom.

Presun termínu

Jednému uchádzačovi

Na riadku uchádzača – na detaile pohovoru, v zozname uchádzačov aj na detaile prihlášky – je tlačidlo „Presunúť termín". Otvorí okno s pôvodným termínom, poľami na nový dátum a čas a nepovinným dôvodom.

Platia tie isté pravidlá ako pri prvom rozvrhu: termín nesmie byť v minulosti ani pred uzávierkou prihlášok. Prekrývajúce sa termíny okno ohlási, ale presunu nebránia.

Po potvrdení:

• uchádzačovi odíde e-mail o zmene s novým termínom a prílohou .ics, ktorá mu v kalendári prepíše pôvodnú udalosť,
• potvrdenie účasti sa zruší – potvrdil konkrétny termín, nový musí potvrdiť znova,
• lehota na odpoveď sa prepočíta z nového termínu,
• dôvod presunu sa zapíše do histórie zmien, uchádzačovi sa neposiela.

Kým sa dá presúvať

Kým je pohovor v stave Vyhlásené, Prihlášky uzavreté alebo Prebieha. Po uzavretí pohovoru sa termíny už nemenia – rozišli by sa so zápisnicou. Hranica „najneskôr deň vopred" neexistuje: uchádzač, ktorý zavolá ráno v deň pohovoru, dostane nový termín jedným krokom.

Celému dňu

Pri dátume konania je tlačidlo „Presunúť deň". Vyberiete presúvaný deň zo zoznamu rozvrhnutých dní a nový deň; hodiny zostanú rovnaké. „Utorok odpadá, všetci v stredu" sú tak dve kliknutia.

Okno vypíše, koho sa presun týka. Pozvánky uchádzačov, ktorí už v konaní nie sú (odstúpili, boli vyradení), sa nepresúvajú a e-mail nedostanú – uvedie ich osobitne.

Keď o presun požiada uchádzač

Na stránke pozvánky má uchádzač popri „Potvrdiť účasť" a „Odmietnuť účasť" aj tretiu možnosť „Termín mi nevyhovuje" s nepovinným dôvodom. Zvolí ju aj vtedy, keď už účasť potvrdil.

Prihláška zostáva v konaní, pozvánka platí ďalej a vy uvidíte:

• oranžový štítok „Žiada iný termín" na riadku uchádzača (dôvod je v bublinke),
• upozornenie nad zoznamom uchádzačov s počtom takých žiadostí.

Termín potom presuniete bežným tlačidlom – tým sa žiadosť vybaví a štítok zmizne.

„Odmietnuť účasť" je odstúpenie z konania

Odmietnutie účasti prepne prihlášku na Stiahnutá a späť sa už nedá. Preto pri pohovore stojí pod tlačidlami veta, že ide o odstúpenie z celého konania, a kto má problém len s termínom, má požiadať o iný.

Uchádzač, ktorý sa ospravedlnil

Uchádzačovi v stave Neprišiel (ospravedlnený) dáte nový termín tlačidlom „Obnoviť pozvánku". Vráti sa medzi pozvaných, dostane e-mail s novým termínom a pracuje sa s ním ďalej. Pri výberovom konaní to isté tlačidlo pozvánku obnoví bez zadávania termínu – konanie má jeden termín pre všetkých.

Nevybavené termíny pri uzavretí

Okno tlačidla Ukončiť pohovor vypíše nad zoznamom uchádzačov varovanie Nevybavené termíny, ak niekto:

• žiada iný termín a nedostal ho,
• má presunutý termín a na nový ešte neodpovedal.

Uzavretiu to nebráni, ale bez neho by taký uchádzač skončil ako neospravedlnene neprítomný, hoci prísť ani nemal kedy.

Termíny na výber (uchádzač si vyberá sám)

Rozvrh aj presuny stoja na tom, že hádate, kedy sa komu hodí. Pri piatich uchádzačoch to znamená päť telefonátov. Samoobsluha to obracia: poviete, kedy máte čas vy, a uchádzač si klikne termín, ktorý mu vyhovuje.

1. Pridajte okná

Na detaile pohovoru je sekcia „Termíny na výber" s tlačidlom „Pridať okno". Zadáte deň, čas od a do a dĺžku jedného pohovoru — systém z toho vygeneruje jednotlivé termíny. Utorok 9:00–12:00 po 30 minútach dá šesť termínov.

Okno sa dá pridať viackrát

Opakované pridanie toho istého okna nič nezduplikuje — doplní len chýbajúce časy. Rozšírenie z 9:00–11:00 na 9:00–12:00 teda pridá len tie dva nové.

Platia tie isté pravidlá ako pri rozvrhu: deň nesmie byť v minulosti ani pred uzávierkou prihlášok.

Dátum konania sa hneď prepne na deň najskoršieho termínu, ešte pred odoslaním pozvánok. Bez toho by na detaile aj v štatistikách svietil dátum zo zakladania pohovoru.

2. Odošlite pozvánky v režime výberu

V okne „Odoslať pozvánky" je hore prepínač:

Voľba	Čo urobí
Rozvrhnem termíny sám	Doterajší rozvrh — tabuľka s dátumom a časom pre každého
Ponúknem termíny na výber	Pozvánka termín nenesie, uchádzač si ho vyberie

Ak ste termíny ešte nepridali, druhá voľba pozvánky neodošle a upozorní na to.

3. Čo dostane uchádzač

Pozvánka bez termínu a bez prílohy do kalendára — namiesto toho výzvu a odkaz na výber. Lehota na výber je koniec posledného ponúknutého termínu.

Na stránke uvidí len voľné termíny, po dňoch. Obsadené nevidí — prezrádzali by, koľko je uchádzačov a kedy chodia.

Po kliknutí na termín:

• termín je rezervovaný a účasť tým potvrdená (preto sa tu potvrdzuje aj oboznámenie s odmeňovaním, rovnako ako pri bežnom potvrdení účasti),
• príde mu potvrdzujúci e-mail s prílohou .ics,
• kým beží lehota, môže si termín zmeniť — pôvodný sa uvoľní.

Ak si dvaja kliknú ten istý termín naraz, druhý dostane hlášku, že si ho medzitým vybral niekto iný.

4. Kto si nevybral

Sekcia „Termíny na výber" vypíše aj uchádzačov, ktorí si termín zatiaľ nevybrali, a označí tých, ktorým už lehota uplynula. Termín im neprepadne — priradíte im ho tlačidlom „Presunúť termín", kde sú voľné termíny ako rýchla voľba. Výberom z ponuky sa termín zároveň rezervuje.

Pridanie termínov lehotu nepredĺži

Kto lehotu zmeškal, si sám nevyberie ani po doplnení ďalších termínov. Priraďte mu termín ručne.

5. Zrušenie termínu z ponuky

Zmazať sa dá len voľný termín. Obsadený nie — uchádzač by oň prišiel bez toho, aby sa to dozvedel. Ak sa musí uvoľniť, najprv uchádzača presuňte tlačidlom „Presunúť termín"; tým sa termín uvoľní a potom sa dá zmazať.

Zmazanie najskoršieho termínu posunie dátum konania na ďalší.

Prvý deň pohovoru

Dátum konania na detaile pohovoru sa po odoslaní pozvánok automaticky nastaví na najskorší rozvrhnutý termín. Slúži ako „prvý deň" – podľa neho sa počítajú štatistiky a platnosť prístupov členov komisie, ktorá sa zároveň predĺži na posledný rozvrhnutý termín plus 7 dní.

Ak neskôr pozvete ďalšieho uchádzača na neskorší termín, prvý deň sa neposunie.